Hver e-mail en medarbejder sender, er en lille reklameplads. I de fleste virksomheder er de pladser kaos: fem forskellige skrifttyper, tre forældede telefonnumre, et logo nogen strakte i 2019. Marketing vil have et kampagnebanner i alles signatur inden mandag; IT vil helst ikke have noget med det at gøre. EpicRegards lukker det hul: signaturen designes ét sted, udfyldes automatisk fra Microsoft Entra ID og indsættes af en Outlook-tilføjelse, hver gang nogen skriver en mail. Skærmbillederne her er fra demokontoen "Demo company" med 1.500 opdigtede medarbejdere.
Dashboardet: dækning før alt andet
Det første, dashboardet svarer på, er ikke "hvor mange signaturer har vi", men "hvor mange har én". Signaturdækningen står i procent – 1.500 af 1.500 – og kampagnedækningen ved siden af, med tallet for dem, der ingen kampagne får. Under det ligger "needs attention": en signatur, der ikke er tildelt nogen gruppe, en kampagne, ingen modtager, en licens, der nærmer sig loftet. Seneste synkronisering og en aktivitetslog fuldender billedet.
Brugere: 1.500 postkasser, nul manuel indtastning
Brugerlisten er jeres Entra ID, spejlet: navn, e-mail, hvilken signatur og hvilken kampagne hver person får lige nu. Ingen taster noget ind pr. person. Åbner man en bruger, ser man de felter, directoryet leverer – titel, afdeling, telefon, kontor – og den færdige signatur, præcis som den ser ud på lys og mørk baggrund, med den aktive kampagne nedenunder.
Grupper og tildelinger
Grupper kommer fra Entra ID – kontorer, afdelinger, "All Employees" – eller defineres med regler direkte i portalen: "afdeling indeholder Sales, og land er ikke Danmark" giver en gruppe, der vedligeholder sig selv, uden at nogen skal oprette noget i directoryet. Det er grupperne, signaturer og kampagner tildeles. I tildelingsdialogen sætter man flueben ved de signaturer, gruppen må bruge, vælger standarden, en eventuel kampagne og en prioritet – så en medarbejder i både "All Employees" og "Aarhus Office" får kontorets signatur, ikke standarden. Gruppesiden viser medlemmerne med titel, afdeling og telefon, så man kan se, hvad pladsholderne bliver til.
Signaturdesigneren
Editoren er WYSIWYG med HTML- og tekstvisning ved siden af. Pladsholdere som {{full_name}}, {{title}} og {{mobile_phone}} klikkes ind og udfyldes på serveren fra Entra ID, når tilføjelsen spørger – så en rettelse i directoryet når alle signaturer ved næste synkronisering. Der er tre varianter pr. signatur: ny mail, svar og videresendelse. Som standard følger svar og videresendelse den nye mail, men kontakten kan slås fra, så svarsignaturen bliver kort. Forhåndsvisningen viser resultatet på lys og mørk baggrund – og kan vises som en bestemt kollega, så man ser, hvad lige hun får.
Kampagner: bannere under signaturen
En kampagne er et banner, der sættes ind under signaturen for en gruppe i en periode. Listen viser status – aktiv, planlagt, arkiveret – og perioden; editoren er den samme som til signaturer, med start- og slutdato. Tomme datoer betyder "altid på". Kun én kampagne vises pr. bruger, den med højest prioritet, så "Winter Product Launch" kan ligge hos salg, mens kundeservice kører tilfredshedsundersøgelsen – og Black Friday-teaseren ligger klar til den 4. november uden at nogen skal huske at tænde den.
Statistik: hvad blev sendt, og hvem klikkede
Bannere i signaturer er kun besværet værd, hvis man kan måle dem. Statistikken tæller sendte mails, hvor mange af dem der bar en kampagne, modtagere, klik (med automatiske hits fra mailscannere frasorteret), unikke klik og CTR – for i dag, de seneste 7 eller 30 dage, denne eller forrige måned eller en valgfri periode. To grafer viser afsendelse og engagement dag for dag, og tabellen nedenunder splitter det op pr. kampagne. En ærlig fodnote hører med: mail sendt fra Outlook på mobil tælles ikke som sendt, fordi mobilen ikke har en sendehændelse til tilføjelsen – men signaturen indsættes stadig, og klik på den tælles.
Entra ID-synkronisering
Synkroniseringen henter brugere og grupper fra Entra ID – i demoen 1.500 brugere og 17 grupper på 65 sekunder – og kan køre automatisk hver nat, med profilbilleder hentet et par hundrede ad gangen. Hver kørsel får en log med status, antal og fejl, og Azure-fanen under Indstillinger holder forbindelsen: lejer-id, applikations-id og en klienthemmelighed, der krypteres før den gemmes, plus en "test forbindelse"-knap.
Outlook-tilføjelsen
Signaturen indsættes af en Outlook-tilføjelse, der udrulles fra Microsoft 365 Admin Center – én universel manifestfil, identisk for alle organisationer og uden API-nøgler i, så den samme fil er den, AppSource-listen er bygget på. Anbefalet vej: kopiér manifest-URL'en, vælg "Upload custom apps" og "Provide link to manifest file", og udrul til udvalgte brugere, grupper eller hele organisationen. Opdateringer når Microsoft via URL'en, uden at nogen skal uploade igen.
Administratorer, licens og dokumentation
Portalens egne logins er adskilt fra de synkroniserede postkasser: en håndfuld redaktører og administratorer, inviteret pr. mail. Licensen tælles i pladser – én plads er én aktiv synkroniseret bruger – og håndhævelsen er skrevet ud i klart sprog: advarsel ved 60 %, 30 dages nåde over loftet, og det er altid de nyeste konti, der rammes, aldrig de ældste. Dokumentationen ligger inde i portalen og følger samme rettigheder som resten – sider, man ikke må åbne, står der ikke.
Derfor koster det her penge
Virksomheder betror EpicRegards, hvordan hver medarbejder fremstår i hver indbakke, og det fortjener nogen, der står på mål – hosting, support og opdateringer, når Microsoft ændrer noget i Outlook eller Graph. Den nogen er mig. Det sælges som et abonnement pr. bruger, uden binding.
Prøv den
Hvis jeres signaturer i dag holdes sammen af et Word-dokument og håb, så skriv til mig, så viser jeg portalen med jeres eget logo – eller kig forbi epicregards.com.