De fleste opgavelister dør af én af to ting: enten er de så simple, at de ikke kan holde styr på et rigtigt projekt, eller også er de så tunge, at ingen gider skrive "køb kaffe" ind i dem. ToDo prøver at være begge dele på én gang: en "Min dag", der tager et sekund at bruge, og et projektværktøj nedenunder med board, tidslinje, tidsregistrering og en plan, der regner sig selv ud. Det er dansksproget, og det er gratis.
Min dag
Forsiden hedder Min dag og er netop det: en hilsen, dagens dato og ugenummer, hvor meget der er klaret, og alle ens opgaver grupperet efter, hvornår de skal ske. Øverst ligger "Quick Todo" – opgaver uden dato, som bare skal huskes. Derefter kommer Forfaldne med rødt, så I dag, I morgen, Denne uge og Senere, og nederst et kort for hvert projekt. Skal en opgave vente til i morgen, trækker man den bare ned i gruppen "I morgen", så flyttes forfaldsdatoen med.
Skriv det, som du ville sige det
Det vigtigste felt i appen er det øverste: "Hvad skal der laves?". Her skriver man i almindeligt dansk, og ToDo plukker detaljerne ud, mens man skriver. "Skriv rapport i morgen 14:00 3t #Website !høj @Mette" bliver til en opgave med forfaldsdato i morgen, klokkeslæt 14:00, tre timers estimat, projektet Nyt website, høj prioritet og Mette som ansvarlig. Det forstår "i overmorgen", "fredag", "om 3 dage", "uge 45" og "24.12", og projektet behøver kun at være skrevet delvist – #Regn rammer Regnskab Q4.
Opgaven, når man åbner den
Klik på en opgave, og den åbner i et panel ved siden af listen, så man ikke mister overblikket; adressen i browseren følger med, så panelet kan deles med en kollega. Her ligger beskrivelsen, startdato og forfaldsdato, klokkeslæt, estimerede timer, en varighed i dage, der kan overstyre estimatet, en pris i kroner, prioritet fra lav til haster, status, en skyder for fremdrift og hvem der er tildelt – gerne flere.
Længere nede bliver opgaven til mere end en linje på en liste. Afhængigheder fortæller, hvad opgaven venter på, og hvad den selv blokerer, og en afhængighed kan være slut-til-start, start-til-start eller slut-til-slut. Tidsregistreringer kan startes med en timer eller skrives ind bagefter, og opgaven viser løbende "6 t 15 min af 24 t".
Nederst ligger filer og kommentarer. Skriv @ og et navn, så får kollegaen en notifikation, og alt, hvad der er sket med opgaven, ligger i en sammenfoldet historik.
Projekter
Projektoversigten viser hvert projekt med farve, rolle, antal færdige opgaver, en fremdriftsbjælke, forventet slutdato, forfaldne opgaver og om projektet venter på et andet projekt. Et nyt projekt er navn, beskrivelse, startdato, måldato og farve – resten kan vente.
Inde i projektet er der fem faner. Listen er den klassiske: opgaver med underopgaver indrykket, et "Blokeret"-mærke på det, der venter på noget andet, og et hurtig-tilføj-felt, der allerede kender projektet. Øverst står to kort, der følger med på alle faner: Forventet slut og Fremdrift.
Boardet er et kanban-board med kolonner, man selv bestemmer – navn, farve, WIP-grænse og om kolonnen regnes som "færdig". Kortene viser estimat, dato, ansvarlige og om opgaven er blokeret, og man trækker dem videre fra Backlog til I gang, Review og Færdig.
Planen regner sig selv ud
Tidslinjen er et Gantt-diagram med zoom på dag, uge eller måned. Pilene mellem bjælkerne er afhængighederne, den stiplede linje er i dag, og med "Vis kritisk vej" fremhæves den kæde af opgaver, der afgør, hvornår projektet kan være færdigt. Træk i en bjælke for at flytte opgaven eller i kanten for at ændre varigheden – den kritiske vej og den forventede slutdato genberegnes med det samme.
Det er her, estimaterne betaler sig hjem. Projektet ved, hvor mange arbejdstimer der er på en dag, og omregner timeestimater til arbejdsdage; sammen med afhængighederne giver det en forventet slutdato, som holdes op mod måldatoen – "24 arbejdsdage før tid" eller det modsatte. Opgaver uden fast dato får en beregnet dato, markeret med en tilde, så man kan se, hvor de lander i planen.
Overblik, tid og pris
Fanen Overblik samler nøgletallene: færdige opgaver vægtet efter timer, estimeret og brugt tid, pris, forfaldne opgaver, den kritiske vej og en tabel over, hvordan arbejdet fordeler sig på medlemmerne. Under det ligger projektets historik – hvem oprettede, kommenterede, vedhæftede og afsluttede hvad, og hvornår.
Siden Tid viser ugens registreringer på tværs af projekter med et søjlediagram for ugedagene og en liste pr. dag med klokkeslæt, opgave, projekt og note. Og fordi opgaver kan have en pris, egner ToDo sig også til kundeprojekter: "Kampagnesider til vinterudsalg 18.500 kr.", "Fakturere første rate 25.000 kr." – og projektet lægger det sammen.
Sammen med andre
Et projekt har medlemmer med roller – ejer, administrator, medlem eller læser – og projekter kan afhænge af hinanden: "efter" eller "samtidig med", eventuelt med ventetid. Notifikationsklokken samler det, der vedrører én selv: opgaver, der forfalder i dag, opgaver, man er blevet tildelt, og kommentarer på det, man arbejder på.
De små ting
Søgning åbner med / og finder også færdige opgaver. N opretter en ny opgave, P et nyt projekt, Ctrl + S gemmer, og alle genveje kan ændres på siden Genveje. Markerer man en opgave færdig ved en fejl, er der en Fortryd-knap i et par sekunder. Sprog kan være dansk eller engelsk, temaet lyst eller mørkt, og på telefonen bliver sidepanelet til en menu bag en burger-knap – appen kan installeres som en app på hjemmeskærmen.
Gratis – og lige til at gå i gang med
ToDo koster ikke noget. Opret en konto på todo.martin-jensen.dk, skriv den første opgave i feltet øverst, og lad projekterne komme, når der er brug for dem. Har du spørgsmål eller ønsker, så skriv til mig.